Vous vous demandez comment organiser un événement team building auquel les gens viennent avec plaisir, et non par obligation ? Commencez par l’objectif et le budget, interrogez ensuite l’équipe, et seulement après choisissez l’activité et réglez la logistique. Ci-dessous : un plan en 9 étapes, un calendrier de préparation et un exemple de programme pour un après-midi.
Nous écrivons en tant qu’organisateurs : nous animons depuis des années des matchs de bumper ball à Cracovie, y compris pour des entreprises. Mais le plan fonctionne que vous choisissiez le bubble football, un atelier ou une croisière sur la Vistule – et montre comment organiser un événement d’entreprise sans panique la dernière semaine.
Organiser un événement team building en 9 étapes
Étape 1. Définissez l’objectif
Faire connaissance au sein d’une nouvelle équipe, fêter la fin d’un projet, rapprocher des services qui n’échangent d’habitude que des e-mails – chaque objectif appelle un format différent. Écrivez l’objectif en une phrase et montrez-le à la personne qui valide le budget. Cela vous évitera plus tard des débats du type « et si on faisait plutôt du karting ? ».
Exemples : une nouvelle équipe a besoin de jeux pour faire connaissance et d’une activité commune ; après un projet difficile, quelque chose de détendu fonctionne mieux ; et pour rapprocher les services, des équipes mixtes qui associent quelqu’un de la compta avec quelqu’un de l’informatique.
Étape 2. Fixez un budget par personne
Fixez un montant par participant et répartissez-le entre l’activité, la nourriture et les boissons, le transport et 10 % de réserve. À titre de comparaison, notre bubble football coûte 17 € par personne sans salle, 22 € avec salle et 28 € en formule VIP avec animateur, arbitre et photos souvenirs. Pour 30 personnes, un match avec salle revient à 30 × 22 € = 660 € – plus le repas et un éventuel transport. Vérifiez tout de suite avec la comptabilité si le budget est HT ou TTC. Les calculs pour 20, 50 et 100 personnes sont dans notre article combien coûte un événement d’entreprise à Cracovie.
Étape 3. Choisissez la date et l’heure
Si la participation compte, pensez aux heures de travail – personne n’aura alors à choisir entre l’événement et ses projets personnels. Vérifiez les congés, la clôture trimestrielle et les échéances clés des projets. En été, évitez le soleil de midi ; une salle est alors préférable, comme en hiver.
Étape 4. Faites un court sondage
Trois à cinq questions suffisent, par exemple :
- Laquelle des dates proposées vous convient ?
- Préférez-vous un programme actif, plus calme ou mixte ?
- Avez-vous des contraintes alimentaires ou des allergies ?
- Préférez-vous une soirée avec ou sans alcool ?
- Qu’est-ce qui vous faciliterait la participation ?
Un sondage anonyme permet aux gens d’avouer honnêtement qu’ils ne supportent pas le karaoké. Laissez quelques jours pour répondre et envoyez une relance.
Étape 5. Adaptez l’activité à vos équipes, pas aux tendances
Le mieux est de mélanger une partie active et une partie plus calme, par ex. un match et un dîner, ou un atelier et un quiz. Vérifiez aussi combien de personnes peuvent participer en même temps : au bubble football, il y a 10 à 12 joueurs sur le terrain, donc les grands groupes jouent un mini-tournoi. Pour trouver l’inspiration, voyez nos 20 idées de team building à Cracovie.
Prévoyez des rôles pour ceux qui ne peuvent pas ou ne veulent pas jouer : supporter, photographe, marqueur. Ainsi, personne ne reste sur la touche avec un café et un air de « je vais juste regarder ». Mélangez aussi les équipes entre services – sinon seuls ceux qui sont déjà assis bureau contre bureau se rapprocheront.
Étape 6. Planifiez la logistique
Lieu, trajets, repas et déroulé minuté de la journée – ces quatre éléments doivent tenir sur une seule feuille. Si vous choisissez le bubble football, nous jouons à la salle Com Com Zone (ul. Ptaszyckiego 6, Nowa Huta) et à la salle de l’al. Jana Pawła II 37, ou dans un lieu de votre choix. La livraison des ballons est gratuite dans un rayon de 15 km autour du centre de Cracovie, et si vous n’avez pas de lieu, nous trouvons et réservons une salle.
Pour les invités venus d’ailleurs, nous aidons aussi pour le reste de la journée : transport depuis l’hôtel et retour, table au restaurant ou soirée à bord du bateau Boat Party. Les détails d’un match d’entreprise sont sur notre page bubble football pour les événements team building à Cracovie.
Désignez un interlocuteur unique de votre côté et demandez-en un aussi à chaque prestataire. Le jour J, cela vous évitera une douzaine d’appels du type « où est l’entrée ? ».
Confiez-nous la partie active de votre événement
Nous apportons les ballons, animons un match ou un mini-tournoi et vous aidons à trouver une salle à Cracovie. Nous répondons sous 24 heures.
Demander les disponibilitésVous préférez appeler ? +48 509 196 229 – Sylwester. Nous répondons sous 24 heures.
Étape 7. Communiquez clairement et tôt
Envoyez l’invitation 3 à 4 semaines à l’avance : date, horaires, lieu, accès, programme et dress code. Pour un événement actif, dites clairement quoi porter – pour le bubble football, un short ou un jogging, un T-shirt et des baskets suffisent. Un ou deux jours avant, envoyez un rappel avec le planning et le numéro de l’interlocuteur.
Étape 8. Veillez à la sécurité
Demandez à chaque prestataire en quoi consiste la consigne de sécurité et qui encadre l’activité. Chez nous, une consigne sur la bonne façon d’enfiler le ballon précède le jeu, et notre organisateur encadre la partie (en formule VIP, également un animateur et un arbitre). Les ballons conviennent aux personnes à partir d’environ 150 cm, et le poids maximal d’un joueur est de 100 kg – vérifiez-le avant d’envoyer les invitations.
Programmez la partie active avant tout alcool, pas après. Prévoyez de l’eau et une trousse de premiers secours, et désignez quelqu’un qui connaît l’adresse exacte du lieu et peut appeler les secours si besoin.
Étape 9. Faites le bilan et recueillez les avis
Dans la semaine, envoyez un court sondage de trois questions : une note de 1 à 5, ce qui a été le mieux et ce qu’il faut changer la prochaine fois. Partagez les photos – vous pouvez ajouter un reportage photo du match (20–25 photos plus une photo de groupe) pour 34 €. Notez les enseignements dans un seul document, et la prochaine fois vous partirez d’un plan tout prêt.
Calendrier : organiser un événement team building semaine par semaine
| Quand | Que faire |
|---|---|
| 8 semaines avant | objectif, budget, dates provisoires, validation par la direction |
| 6 semaines avant | sondage auprès de l’équipe |
| 4 à 5 semaines avant | choisir l’activité, réserver le lieu et les prestataires |
| 3 à 4 semaines avant | invitation avec programme et dress code |
| 1 semaine avant | confirmer le nombre, les régimes et le transport |
| 1 à 2 jours avant | rappel et déroulé de la journée |
| 1 semaine après | sondage, photos, remerciements, enseignements |
Exemple de programme d’après-midi avec bubble football
- 15h30 – départ du bureau
- 16h00–17h00 – une heure avec les ballons : consigne et environ 45 minutes de jeu effectif (match, Bubble Sumo, Last Man Standing)
- 17h15 – photo de groupe et on se change
- 18h00 – dîner au restaurant
Au-delà de 12 personnes, nous jouons un mini-tournoi, et si vous voulez plus de temps de jeu, l’heure standard peut être prolongée de 30 minutes.
Les erreurs les plus fréquentes en team building
- L’alcool à la place d’un programme. Sans activité commune, chacun reste dans les mêmes petits groupes qu’au bureau.
- Une activité inadaptée au nombre de participants. Si 10 à 12 personnes peuvent jouer en même temps et que 40 viennent, il faut un tournoi ou une rotation entre plusieurs zones.
- Pas de plan B en cas de mauvais temps. Pour une activité sur gazon, décidez tôt où le jeu se déplace s’il pleut à verse.
- Un programme sans pauses. Les gens ont besoin de temps pour boire, discuter et se changer, alors prévoyez 15 minutes entre chaque étape.
- Pas de bilan. Sans sondage après l’événement, vous repartirez de zéro la prochaine fois.
Formalités : factures avec TVA et impôts
Nous émettons des factures avec TVA pour les entreprises et les institutions. Avant de commander, vérifiez les coordonnées de facturation et la ligne budgétaire avec votre service comptable.
La seconde question est l’impôt sur le revenu des salariés (PIT) selon le droit polonais. Dans son arrêt du 8 juillet 2014 (affaire K 7/13), le Tribunal constitutionnel polonais a jugé qu’un avantage gratuit constitue un revenu du salarié s’il en a bénéficié volontairement, dans son propre intérêt, et que l’avantage est mesurable et attribuable à une personne précise. Pour un événement ouvert à toute l’équipe, la dernière condition n’est généralement pas remplie (analyse sur Infor.pl, en polonais), mais laissez l’appréciation finale à vos comptables.
Réservez un match pour votre équipe
Indiquez-nous le nombre de participants et la date, et nous proposerons un format de jeu, une salle et un déroulé heure par heure. Nous émettons des factures avec TVA.
Vérifier les disponibilitésVous préférez appeler ? +48 509 196 229 – Sylwester. Nous répondons sous 24 heures.
Questions fréquentes
Combien de temps à l’avance faut-il commencer à organiser un événement team building ?
Pour plusieurs dizaines de personnes, idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Un événement pour un seul service avec une date flexible peut se préparer en 2 à 3 semaines.
Comment donner envie aux salariés de participer au team building ?
Demandez leur avis avant de choisir l’activité, et présentez un programme concret plutôt qu’un vague « ça va être sympa ». Il est aussi utile de préciser que la partie active est facultative.
Faut-il être en forme pour jouer au bubble football ?
Pas besoin d’être sportif. Un ballon gonflé pèse environ 10 kg et s’enfile comme un sac à dos, et nous adaptons les jeux au groupe.
Et s’il pleut le jour de l’événement ?
La solution la plus simple est une activité en intérieur dès le départ. Si vous pensez au bubble football sur gazon, convenez à l’avance avec nous d’une option en salle – nous travaillons avec des lieux dans tout Cracovie.
