Ti chiedi come organizzare un evento di team building a cui le persone partecipino volentieri e non per dovere? Parti da obiettivo e budget, poi chiedi al team e solo dopo scegli l’attività e pensa alla logistica. Qui sotto: un piano in 9 passi, un calendario di preparazione e un esempio di programma per un pomeriggio.
Scriviamo da organizzatori: da anni conduciamo partite di bumper ball a Cracovia, anche per le aziende. Ma il piano funziona che scegliate il bubble football, un workshop o una crociera sulla Vistola – e mostra come organizzare un evento aziendale senza panico nell’ultima settimana.
Come organizzare un evento di team building in 9 passi
Passo 1. Definisci l’obiettivo
Far conoscere un nuovo team, festeggiare un progetto concluso, avvicinare reparti che di solito si scambiano solo e-mail – ogni obiettivo richiede un formato diverso. Scrivi l’obiettivo in una frase e mostralo a chi approva il budget. Ti risparmierà discussioni successive del tipo «e se facessimo go-kart?».
Esempi: un nuovo team ha bisogno di giochi per conoscersi e di un’attività comune; dopo un progetto difficile funziona meglio qualcosa di rilassato; e per avvicinare i reparti, squadre miste che mettono insieme qualcuno dell’amministrazione con qualcuno dell’IT.
Passo 2. Fissa un budget a persona
Fissa una cifra per partecipante e dividila tra attività, cibo e bevande, trasporto e un 10% di riserva. Per confronto, il nostro bubble football costa 17 € a persona senza palestra, 22 € con palestra e 28 € nel pacchetto VIP con animatore, arbitro e foto ricordo. Per 30 persone, una partita con palestra costa 30 × 22 € = 660 € – più il cibo e un eventuale trasporto. Chiarisci subito con l’amministrazione se il budget è netto o lordo (IVA esclusa o inclusa). I calcoli per 20, 50 e 100 persone sono nel nostro articolo su quanto costa un evento aziendale a Cracovia.
Passo 3. Scegli data e orario
Se conta la partecipazione, pensa all’orario di lavoro – così nessuno deve scegliere tra l’evento e i propri impegni privati. Controlla ferie, chiusura trimestrale e scadenze chiave dei progetti. In estate evita il sole di mezzogiorno; allora è meglio una palestra, come d’inverno.
Passo 4. Fai un breve sondaggio
Bastano da tre a cinque domande, per esempio:
- Quale delle date proposte ti va bene?
- Preferisci un programma attivo, più tranquillo o misto?
- Hai esigenze alimentari o allergie?
- Preferiresti una serata con o senza alcol?
- Cosa ti renderebbe più facile partecipare?
Un sondaggio anonimo permette alle persone di ammettere sinceramente che non sopportano il karaoke. Lascia qualche giorno per rispondere e manda un promemoria.
Passo 5. Adatta l’attività alle tue persone, non alle mode
Funziona meglio unire una parte attiva a una più tranquilla, per es. una partita e una cena, o un workshop e un quiz. Controlla anche quanti possono partecipare contemporaneamente: nel bubble football ci sono 10–12 giocatori in campo, quindi i gruppi più grandi giocano un mini torneo. Per ispirarti, guarda le nostre 20 idee di team building a Cracovia.
Prevedi ruoli per chi non può o non vuole giocare: tifoso, fotografo, segnapunti. Così nessuno resta a bordo campo con un caffè e la faccia da «io guardo e basta». Mescola le squadre anche tra reparti – altrimenti si avvicineranno solo quelli che già siedono scrivania contro scrivania.
Passo 6. Pianifica la logistica
Luogo, spostamenti, cibo e programma della giornata con gli orari – queste quattro cose dovrebbero stare su un solo foglio. Se scegliete il bubble football, giochiamo nella palestra Com Com Zone (ul. Ptaszyckiego 6, Nowa Huta) e in quella in al. Jana Pawła II 37, oppure in un luogo a vostra scelta. La consegna dei palloni è gratuita entro 15 km dal centro di Cracovia, e se non avete un luogo troviamo e prenotiamo noi una palestra.
Per gli ospiti da fuori città aiutiamo anche con il resto della giornata: trasporto dall’hotel e ritorno, un tavolo al ristorante o una serata sulla barca di Boat Party. I dettagli di una partita aziendale sono sulla nostra pagina sul bubble football per eventi di team building a Cracovia.
Nomina un unico referente dalla vostra parte e chiedine uno anche a ogni fornitore. Il giorno dell’evento ti risparmierà una dozzina di telefonate del tipo «dov’è l’ingresso?».
Lasciate a noi la parte attiva del vostro evento
Portiamo i palloni, conduciamo una partita o un mini torneo e vi aiutiamo a trovare una palestra a Cracovia. Rispondiamo entro 24 ore.
Chiedi le date disponibiliPreferisci chiamare? +48 509 196 229 – Sylwester. Rispondiamo entro 24 ore.
Passo 7. Comunica in modo chiaro e in anticipo
Manda l’invito 3–4 settimane prima: data, orari, luogo, come arrivarci, programma e dress code. Per un evento attivo, di’ chiaramente cosa indossare – per il bubble football bastano pantaloncini o tuta, maglietta e scarpe da ginnastica. Un giorno o due prima, manda un promemoria con il programma e il numero del referente.
Passo 8. Pensa alla sicurezza
Chiedi a ogni fornitore in cosa consiste il briefing di sicurezza e chi supervisiona l’attività. Da noi, prima del gioco c’è un briefing su come indossare il pallone in sicurezza, e il nostro organizzatore supervisiona la partita (nel pacchetto VIP anche animatore e arbitro). I palloni sono per persone da circa 150 cm di altezza in su, e il peso massimo di un giocatore è 100 kg – verificalo prima di mandare gli inviti.
Programmate la parte attiva prima di qualsiasi alcol, non dopo. Tenete pronti acqua e un kit di pronto soccorso, e nominate qualcuno che conosca l’indirizzo esatto del luogo e possa chiamare i soccorsi se serve.
Passo 9. Chiudi e raccogli i feedback
Entro una settimana manda un breve sondaggio con tre domande: un voto da 1 a 5, cosa è piaciuto di più e cosa cambiare la prossima volta. Condividi le foto – puoi aggiungere un servizio fotografico della partita (20–25 foto più una foto di gruppo) per 34 €. Annota le lezioni apprese in un unico documento, e la prossima volta partirai da un piano già pronto.
Calendario: organizzare un evento di team building settimana per settimana
| Quando | Cosa fare |
|---|---|
| 8 settimane prima | obiettivo, budget, date provvisorie, approvazione della direzione |
| 6 settimane prima | sondaggio nel team |
| 4–5 settimane prima | scegliere l’attività, prenotare luogo e fornitori |
| 3–4 settimane prima | invito con programma e dress code |
| 1 settimana prima | confermare numeri, diete e trasporto |
| 1–2 giorni prima | promemoria e programma della giornata |
| 1 settimana dopo | sondaggio, foto, ringraziamenti, lezioni apprese |
Esempio di programma pomeridiano con bubble football
- 15:30 – partenza dall’ufficio
- 16:00–17:00 – un’ora con i palloni: briefing e circa 45 minuti di gioco effettivo (partita, Bubble Sumo, Last Man Standing)
- 17:15 – foto di gruppo e cambio
- 18:00 – cena al ristorante
Con più di 12 persone giochiamo un mini torneo, e se volete più tempo di gioco, l’ora standard si può prolungare di 30 minuti.
Gli errori più comuni nel team building
- Alcol al posto di un programma. Senza un’attività comune, tutti restano negli stessi gruppetti dell’ufficio.
- Un’attività non adatta al numero di persone. Se possono giocare 10–12 persone alla volta e ne arrivano 40, serve un torneo o una rotazione tra zone.
- Nessun piano B per il maltempo. Per un’attività sull’erba, decidete per tempo dove si sposta il gioco in caso di acquazzone.
- Un programma senza pause. Le persone hanno bisogno di tempo per bere, chiacchierare e cambiarsi, quindi lasciate 15 minuti tra un punto e l’altro.
- Nessun bilancio finale. Senza un sondaggio dopo l’evento, la prossima volta partirete da zero.
Burocrazia: fatture con IVA e tasse
Emettiamo fatture con IVA ad aziende e istituzioni. Prima di ordinare, verifica i dati di fatturazione e la voce di budget con l’amministrazione.
La seconda questione è l’imposta sul reddito dei dipendenti (PIT) secondo le norme polacche. Nella sentenza dell’8 luglio 2014 (causa K 7/13), il Tribunale costituzionale polacco ha stabilito che un beneficio gratuito costituisce reddito del dipendente se questi lo ha accettato volontariamente, nel proprio interesse, e il beneficio è misurabile e attribuibile a una persona specifica. Per un evento aperto a tutto il team, l’ultima condizione di solito non è soddisfatta (analisi su Infor.pl, in polacco), ma lasciate la valutazione finale ai vostri commercialisti.
Prenota una partita per il tuo team
Dicci numero di partecipanti e data, e ti proporremo un formato di gioco, una palestra e un programma ora per ora. Emettiamo fatture con IVA.
Verifica disponibilitàPreferisci chiamare? +48 509 196 229 – Sylwester. Rispondiamo entro 24 ore.
Domande frequenti
Con quanto anticipo iniziare a organizzare un evento di team building?
Per alcune decine di persone, idealmente 6–8 settimane prima della data prevista. Un evento per un solo reparto con data flessibile si può preparare in 2–3 settimane.
Come convincere i dipendenti a partecipare al team building?
Chiedi la loro opinione prima di scegliere l’attività, e mostra un programma concreto invece di un vago «sarà divertente». Aiuta anche chiarire che la parte attiva è facoltativa.
Bisogna essere in forma per giocare a bubble football?
Non serve essere atleti. Un pallone gonfio pesa circa 10 kg e si indossa come uno zaino, e adattiamo i giochi al gruppo.
E se il giorno dell’evento piove?
La soluzione più semplice è un’attività al chiuso fin dall’inizio. Se pensate al bubble football sull’erba, concordate con noi in anticipo un’alternativa al coperto – lavoriamo con strutture in tutta Cracovia.
