Lurer du på hvordan du arrangerer et teambuilding-arrangement folk blir med på fordi de vil, ikke fordi de må? Start med mål og budsjett, spør så teamet, og først deretter velger du aktivitet og ordner logistikken. Under: en plan i 9 steg, en tidsplan for forberedelsene og et eksempelprogram for en ettermiddag.
Vi skriver som arrangører: vi har holdt bumper ball-kamper i Kraków i mange år, også for bedrifter. Men planen fungerer enten dere velger bubble football, en workshop eller et cruise på Wisła – og viser hvordan du arrangerer et firmaarrangement uten panikk den siste uken.
Slik arrangerer du teambuilding i 9 steg
Steg 1. Definer målet
Få et nytt team til å bli kjent, feire et ferdig prosjekt, bringe sammen avdelinger som vanligvis bare utveksler e-poster – hvert mål krever et annet format. Skriv målet i én setning og vis det til den som godkjenner budsjettet. Det sparer deg for senere diskusjoner av typen «skal vi ikke heller kjøre gokart?».
Eksempler: et nytt team trenger bli-kjent-leker og en felles aktivitet; etter et tøft prosjekt fungerer noe avslappet bedre; og for å bringe avdelinger sammen, blandede lag som setter noen fra regnskap sammen med noen fra IT.
Steg 2. Sett et budsjett per person
Sett et beløp per deltaker og fordel det på aktivitet, mat og drikke, transport og 10 % buffer. Til sammenligning koster bubble football hos oss 17 € per person uten hall, 22 € med hall og 28 € i VIP-pakken med spilleder, dommer og minnebilder. For 30 personer koster en kamp med hall 30 × 22 € = 660 € – pluss mat og eventuell transport. Avklar med regnskap med en gang om budsjettet er netto eller brutto (uten eller med MVA). Utregninger for 20, 50 og 100 personer finner du i artikkelen vår om hva et firmaarrangement i Kraków koster.
Steg 3. Velg dato og tidspunkt
Hvis oppmøtet er viktig, vurder arbeidstiden – da slipper noen å velge mellom arrangementet og private planer. Sjekk ferier, kvartalsavslutning og viktige prosjektfrister. Om sommeren bør dere unngå middagssolen; da er en hall bedre, akkurat som om vinteren.
Steg 4. Ta en kort spørreundersøkelse
Tre til fem spørsmål holder, for eksempel:
- Hvilken av de foreslåtte datoene passer for deg?
- Foretrekker du et aktivt, roligere eller blandet program?
- Har du spesielle behov når det gjelder mat, eller allergier?
- Vil du helst ha en kveld med eller uten alkohol?
- Hva ville gjort det lettere for deg å delta?
En anonym undersøkelse gjør at folk ærlig kan innrømme at de ikke tåler karaoke. Gi noen dager til å svare og send én påminnelse.
Steg 5. Tilpass aktiviteten til folkene dine, ikke til trender
Det fungerer best å blande en aktiv del med en roligere, f.eks. en kamp og en middag, eller en workshop og en quiz. Sjekk også hvor mange som kan delta samtidig: i bubble football er det 10–12 spillere på banen, så større grupper spiller en minturnering. For inspirasjon, se våre 20 teambuilding-ideer i Kraków.
Planlegg roller for dem som ikke kan eller vil spille: supporter, fotograf, poengteller. Da står ingen på sidelinjen med en kaffe og et «jeg bare ser på»-uttrykk. Bland også lagene på tvers av avdelinger – ellers er det bare de som allerede sitter pult ved pult, som blir bedre kjent.
Steg 6. Planlegg logistikken
Sted, transport, mat og en tidsplan for dagen – disse fire bør få plass på ett ark. Velger dere bubble football, spiller vi i hallen Com Com Zone (ul. Ptaszyckiego 6, Nowa Huta) og hallen i al. Jana Pawła II 37, eller på et sted dere velger. Levering av ballene er gratis innenfor 15 km fra sentrum av Kraków, og har dere ikke noe sted, finner og bestiller vi en hall.
For tilreisende gjester hjelper vi også med resten av dagen: transport fra hotellet og tilbake, et restaurantbord eller en kveld på båten til Boat Party. Detaljer om en firmakamp finner du på siden vår om bubble football til teambuilding i Kraków.
Utnevn én kontaktperson på deres side og be hver leverandør om det samme. På selve dagen sparer det deg for et dusin telefoner av typen «hvor er inngangen?».
Overlat den aktive delen av arrangementet til oss
Vi tar med ballene, leder en kamp eller en minturnering og hjelper dere å finne en hall i Kraków. Vi svarer innen 24 timer.
Spør om ledige datoerVil du heller ringe? +48 509 196 229 – Sylwester. Vi svarer innen 24 timer.
Steg 7. Kommuniser tydelig og tidlig
Send invitasjonen 3–4 uker før: dato, klokkeslett, sted, hvordan man kommer seg dit, program og dresscode. Ved et aktivt arrangement, si tydelig hva man skal ha på seg – til bubble football holder det med shorts eller treningsdress, T-skjorte og joggesko. En eller to dager før sender du en påminnelse med tidsplanen og nummeret til kontaktpersonen.
Steg 8. Ivareta sikkerheten
Spør hver leverandør hva sikkerhetsinstruksjonen innebærer og hvem som har tilsyn med aktiviteten. Hos oss kommer en instruksjon i hvordan man tar på ballen trygt før spillet, og arrangøren vår har tilsyn med spillet (i VIP-pakken også spilleder og dommer). Ballene passer for personer fra rundt 150 cm høyde, og maksimal vekt per spiller er 100 kg – sjekk dette før du sender invitasjonene.
Legg den aktive delen før all alkohol, ikke etter. Ha vann og førstehjelpsskrin klart, og utnevn noen som kjenner den nøyaktige adressen til stedet og kan tilkalle hjelp ved behov.
Steg 9. Avslutt og samle inn tilbakemeldinger
Send innen en uke en kort undersøkelse med tre spørsmål: en vurdering fra 1–5, hva som var best og hva som bør endres neste gang. Del bildene – dere kan legge til en fotoreportasje fra kampen (20–25 bilder pluss et gruppebilde) for 34 €. Noter lærdommene i ett dokument, så starter du neste gang med en ferdig plan.
Tidsplan: arrangere teambuilding uke for uke
| Når | Hva som skal gjøres |
|---|---|
| 8 uker før | mål, budsjett, foreløpige datoer, godkjenning fra ledelsen |
| 6 uker før | undersøkelse i teamet |
| 4–5 uker før | velge aktivitet, bestille sted og leverandører |
| 3–4 uker før | invitasjon med program og dresscode |
| 1 uke før | bekrefte antall, kosthold og transport |
| 1–2 dager før | påminnelse og plan for dagen |
| 1 uke etter | undersøkelse, bilder, takk, lærdom |
Eksempelprogram for en ettermiddag med bubble football
- 15:30 – avreise fra kontoret
- 16:00–17:00 – en time med ballene: instruksjon og rundt 45 minutter effektiv spilletid (kamp, Bubble Sumo, Last Man Standing)
- 17:15 – gruppebilde og omkledning
- 18:00 – middag på restaurant
Med mer enn 12 personer spiller vi en minturnering, og vil dere ha mer spilletid, kan standardtimen forlenges med 30 minutter.
De vanligste feilene ved teambuilding
- Alkohol i stedet for et program. Uten en felles aktivitet sitter alle i de samme små gruppene som på kontoret.
- En aktivitet som ikke passer antallet. Hvis 10–12 personer kan spille samtidig og 40 møter opp, trenger dere en turnering eller rotasjon mellom stasjoner.
- Ingen plan B for dårlig vær. Ved en aktivitet på gress bør dere tidlig bestemme hvor spillet flyttes hvis det pøsregner.
- Et program uten pauser. Folk trenger tid til vann, en prat og omkledning, så legg inn 15 minutter mellom programpostene.
- Ingen evaluering. Uten en undersøkelse etter arrangementet begynner dere fra null neste gang.
Papirarbeid: faktura med MVA og skatt
Vi utsteder faktura med MVA til bedrifter og institusjoner. Før du bestiller, avklar fakturaopplysninger og budsjettpost med regnskapsavdelingen.
Det andre spørsmålet er de ansattes inntektsskatt (PIT) etter polske regler. I sin dom av 8. juli 2014 (sak K 7/13) slo Polens konstitusjonsdomstol fast at en gratis ytelse regnes som inntekt for en ansatt hvis vedkommende tok imot den frivillig, i egen interesse, og ytelsen er målbar og kan knyttes til en bestemt person. Ved et arrangement som er åpent for hele teamet, er den siste betingelsen vanligvis ikke oppfylt (analyse på Infor.pl, på polsk), men overlat den endelige vurderingen til regnskapsførerne deres.
Bestill en kamp for teamet ditt
Si antall deltakere og dato, så foreslår vi et spilleformat, en hall og en plan time for time. Vi utsteder faktura med MVA.
Sjekk ledige datoerVil du heller ringe? +48 509 196 229 – Sylwester. Vi svarer innen 24 timer.
Ofte stilte spørsmål
Hvor lang tid i forveien bør man begynne å planlegge teambuilding?
For flere titalls personer helst 6–8 uker før planlagt dato. Et arrangement for én avdeling med fleksibel dato kan forberedes på 2–3 uker.
Hvordan får man de ansatte til å delta på teambuilding?
Spør om meningene deres før du velger aktivitet, og vis et konkret program i stedet for et vagt «det blir gøy». Det hjelper også å gjøre det klart at den aktive delen er frivillig.
Må man være i form for å spille bubble football?
Du trenger ikke være idrettsutøver. En oppblåst ball veier rundt 10 kg og tas på som en ryggsekk, og vi tilpasser lekene til gruppen.
Hva om det regner på dagen?
Den enkleste løsningen er en innendørsaktivitet fra starten av. Tenker dere på bubble football på gress, avtal et innendørsalternativ med oss på forhånd – vi samarbeider med steder over hele Kraków.
