Du fragst dich, wie man ein Teamevent organisiert, zu dem die Leute gern kommen und nicht aus Pflichtgefühl? Beginne mit Ziel und Budget, frag dann das Team und wähle erst danach die Aktivität und kümmere dich um die Logistik. Unten: ein 9-Schritte-Plan, ein Zeitplan für die Vorbereitung und ein Beispielprogramm für einen Nachmittag.
Wir schreiben als Veranstalter: Wir organisieren seit Jahren Bumper-Ball-Spiele in Krakau, auch für Firmen. Der Plan funktioniert aber genauso, ob ihr Bubble Football, einen Workshop oder eine Fahrt auf der Weichsel wählt – und er zeigt, wie man ein Firmenevent ohne Panik in der letzten Woche organisiert.
Ein Teamevent in 9 Schritten organisieren
Schritt 1. Lege das Ziel fest
Ein neues Team kennenlernen, ein abgeschlossenes Projekt feiern, Abteilungen zusammenbringen, die sonst nur E-Mails austauschen – jedes Ziel verlangt ein anderes Format. Schreib das Ziel in einem Satz auf und zeig es demjenigen, der das Budget freigibt. Das erspart dir spätere Diskussionen à la „vielleicht doch lieber Kart fahren?“.
Beispiele: Ein neues Team braucht Kennenlernspiele und eine gemeinsame Aktivität; nach einem harten Projekt passt etwas Entspanntes besser; und um Abteilungen zusammenzubringen, gemischte Teams, in denen jemand aus der Buchhaltung mit jemandem aus der IT spielt.
Schritt 2. Lege ein Budget pro Person fest
Leg einen Betrag pro Teilnehmer fest und teile ihn auf Aktivität, Essen und Getränke, Transport und 10 % Reserve auf. Zum Vergleich: Unser Bubble Football kostet 17 € pro Person ohne Halle, 22 € mit Halle und 28 € im VIP-Paket mit Spielleiter, Schiedsrichter und Erinnerungsfotos. Für 30 Personen kostet ein Spiel mit Halle 30 × 22 € = 660 € – plus Essen und eventuell Transport. Kläre mit der Buchhaltung gleich, ob das Budget netto oder brutto (ohne oder mit MwSt.) gilt. Berechnungen für 20, 50 und 100 Personen findest du in unserem Artikel was ein Firmenevent in Krakau kostet.
Schritt 3. Wähle Termin und Uhrzeit
Wenn die Teilnahme wichtig ist, denk an die Arbeitszeit – dann muss niemand zwischen Event und privaten Plänen wählen. Prüf Urlaube, den Quartalsabschluss und wichtige Projektfristen. Im Sommer meide die Mittagssonne; dann ist eine Halle besser, genau wie im Winter.
Schritt 4. Mach eine kurze Umfrage
Drei bis fünf Fragen reichen, zum Beispiel:
- Welcher der vorgeschlagenen Termine passt dir?
- Bevorzugst du ein aktives, ruhigeres oder gemischtes Programm?
- Hast du besondere Ernährungswünsche oder Allergien?
- Wäre dir ein Abend mit oder ohne Alkohol lieber?
- Was würde dir die Teilnahme erleichtern?
In einer anonymen Umfrage geben die Leute ehrlich zu, dass sie Karaoke nicht ausstehen können. Gib ein paar Tage Zeit für Antworten und schick eine Erinnerung.
Schritt 5. Passe die Aktivität an deine Leute an, nicht an Trends
Am besten funktioniert eine Mischung aus aktivem und ruhigerem Teil, z. B. ein Spiel und ein Abendessen oder ein Workshop und ein Quiz. Prüf auch, wie viele gleichzeitig mitmachen können: Beim Bubble Football stehen 10–12 Spieler auf dem Feld, größere Gruppen spielen also ein Mini-Turnier. Inspiration findest du in unseren 20 Teambuilding-Ideen in Krakau.
Plane Rollen für alle, die nicht spielen können oder wollen: Fan, Fotograf, Punktezähler. Dann steht niemand mit Kaffee und „ich schau nur zu“-Gesicht am Rand. Mischt die Teams auch abteilungsübergreifend – sonst rücken nur die zusammen, die ohnehin Schreibtisch an Schreibtisch sitzen.
Schritt 6. Plane die Logistik
Ort, Anreise, Essen und ein Zeitplan für den Tag – diese vier Dinge sollten auf ein Blatt Papier passen. Wenn ihr Bubble Football wählt, spielen wir in der Halle Com Com Zone (ul. Ptaszyckiego 6, Nowa Huta) und in der Halle in der al. Jana Pawła II 37 oder an einem Ort eurer Wahl. Die Lieferung der Bälle ist innerhalb von 15 km vom Krakauer Stadtzentrum kostenlos, und wenn ihr keinen Ort habt, finden und buchen wir eine Halle.
Für auswärtige Gäste helfen wir auch beim Rest des Tages: Transport vom Hotel und zurück, ein Restauranttisch oder ein Abend auf dem Schiff von Boat Party. Details zu einem Firmenspiel findest du auf unserer Seite über Bubble Football für Teamevents in Krakau.
Benenne auf eurer Seite eine Kontaktperson und bitte jeden Dienstleister ebenfalls um eine. Am Tag selbst erspart dir das ein Dutzend Anrufe à la „Wo ist der Eingang?“.
Überlass uns den aktiven Teil eures Events
Wir bringen die Bälle mit, leiten ein Spiel oder ein Mini-Turnier und helfen euch, eine Halle in Krakau zu finden. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden.
Nach Terminen fragenLieber anrufen? +48 509 196 229 – Sylwester. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden.
Schritt 7. Kommuniziere klar und früh
Schick die Einladung 3–4 Wochen vorher: Datum, Uhrzeiten, Ort, Anfahrt, Programm und Dresscode. Bei einem aktiven Event sag klar, was man anziehen soll – für Bubble Football reichen Shorts oder Trainingsanzug, T-Shirt und Turnschuhe. Ein oder zwei Tage vorher schickst du eine Erinnerung mit dem Zeitplan und der Nummer der Kontaktperson.
Schritt 8. Sorge für Sicherheit
Frag jeden Dienstleister, wie die Sicherheitseinweisung aussieht und wer die Aktivität beaufsichtigt. Bei uns gibt es vor dem Spiel eine Einweisung zum sicheren Anlegen des Balls, und unser Organisator beaufsichtigt das Spiel (im VIP-Paket auch Spielleiter und Schiedsrichter). Die Bälle sind für Personen ab etwa 150 cm Körpergröße, das maximale Gewicht liegt bei 100 kg – prüf das, bevor du die Einladungen verschickst.
Plant den aktiven Teil vor jedem Alkohol ein, nicht danach. Haltet Wasser und einen Erste-Hilfe-Kasten bereit und bestimmt jemanden, der die genaue Adresse des Ortes kennt und im Notfall Hilfe rufen kann.
Schritt 9. Schließ ab und hol Feedback ein
Schick innerhalb einer Woche eine kurze Umfrage mit drei Fragen: eine Bewertung von 1–5, was am besten war und was man nächstes Mal ändern sollte. Teil die Fotos – eine Fotoreportage vom Spiel (20–25 Fotos plus Gruppenfoto) könnt ihr für 34 € dazubuchen. Halte die Erkenntnisse in einem Dokument fest, dann startest du nächstes Mal mit einem fertigen Plan.
Zeitplan: ein Teamevent Woche für Woche organisieren
| Wann | Was zu tun ist |
|---|---|
| 8 Wochen vorher | Ziel, Budget, vorläufige Termine, Freigabe durch die Geschäftsleitung |
| 6 Wochen vorher | Umfrage im Team |
| 4–5 Wochen vorher | Aktivität wählen, Ort und Dienstleister buchen |
| 3–4 Wochen vorher | Einladung mit Programm und Dresscode |
| 1 Woche vorher | Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Transport bestätigen |
| 1–2 Tage vorher | Erinnerung und Plan für den Tag |
| 1 Woche danach | Umfrage, Fotos, Dankeschön, Erkenntnisse |
Beispielprogramm für einen Nachmittag mit Bubble Football
- 15:30 – Abfahrt vom Büro
- 16:00–17:00 – eine Stunde mit den Bällen: Einweisung und etwa 45 Minuten effektive Spielzeit (Spiel, Bubble Sumo, Last Man Standing)
- 17:15 – Gruppenfoto und Umziehen
- 18:00 – Abendessen im Restaurant
Bei mehr als 12 Personen spielen wir ein Mini-Turnier, und wer mehr Spielzeit möchte, kann die Standardstunde um 30 Minuten verlängern.
Die häufigsten Fehler beim Teamevent
- Alkohol statt Programm. Ohne gemeinsame Aktivität sitzen alle in denselben kleinen Grüppchen wie im Büro.
- Eine Aktivität, die nicht zur Teilnehmerzahl passt. Wenn 10–12 Personen gleichzeitig spielen können und 40 kommen, braucht ihr ein Turnier oder Rotation zwischen Stationen.
- Kein Plan B bei schlechtem Wetter. Bei einer Aktivität auf Rasen klärt früh, wohin das Spiel bei Platzregen umzieht.
- Ein Programm ohne Pausen. Die Leute brauchen Zeit für Wasser, ein Gespräch und Umziehen, also plant 15 Minuten zwischen den Programmpunkten ein.
- Keine Nachbereitung. Ohne Umfrage nach dem Event fangt ihr nächstes Mal bei null an.
Formalitäten: Rechnungen mit MwSt. und Steuern
Wir stellen Firmen und Institutionen Rechnungen mit MwSt. aus. Klär vor der Bestellung die Rechnungsdaten und die Budgetposition mit eurer Buchhaltung.
Die zweite Frage ist die Einkommensteuer der Mitarbeitenden (PIT) nach polnischem Recht. In seinem Urteil vom 8. Juli 2014 (Az. K 7/13) entschied das polnische Verfassungsgericht, dass eine unentgeltliche Leistung als Einkommen eines Mitarbeiters gilt, wenn er sie freiwillig und im eigenen Interesse in Anspruch genommen hat und die Leistung messbar und einer bestimmten Person zurechenbar ist. Bei einem Event für das ganze Team ist die letzte Bedingung meist nicht erfüllt (Analyse auf Infor.pl, auf Polnisch), die endgültige Beurteilung überlasst aber euren Buchhaltern.
Buche ein Spiel für dein Team
Nenn uns Teilnehmerzahl und Termin, und wir schlagen ein Spielformat, eine Halle und einen Plan Stunde für Stunde vor. Wir stellen Rechnungen mit MwSt. aus.
Verfügbarkeit prüfenLieber anrufen? +48 509 196 229 – Sylwester. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden.
Häufige Fragen
Wie lange vorher sollte man mit der Organisation eines Teamevents beginnen?
Für mehrere Dutzend Personen idealerweise 6–8 Wochen vor dem geplanten Termin. Ein Event für eine Abteilung mit flexiblem Termin lässt sich in 2–3 Wochen vorbereiten.
Wie bringt man Mitarbeitende dazu, am Teamevent teilzunehmen?
Frag nach ihrer Meinung, bevor du die Aktivität wählst, und zeig ein konkretes Programm statt eines vagen „wird lustig“. Es hilft auch, klarzustellen, dass der aktive Teil freiwillig ist.
Muss man fit sein, um Bubble Football zu spielen?
Du musst kein Sportler sein. Ein aufgeblasener Ball wiegt etwa 10 kg und wird wie ein Rucksack angelegt, und wir passen die Spiele an die Gruppe an.
Was, wenn es am Tag des Events regnet?
Die einfachste Lösung ist von Anfang an eine Indoor-Aktivität. Wenn ihr an Bubble Football auf Rasen denkt, vereinbart mit uns vorab eine Indoor-Variante – wir arbeiten mit Orten in ganz Krakau zusammen.
