¿Te preguntas cómo organizar un evento de team building al que la gente vaya con ganas y no por obligación? Empieza por el objetivo y el presupuesto, pregunta después al equipo y solo entonces elige la actividad y resuelve la logística. Abajo: un plan en 9 pasos, un calendario de preparación y un programa de ejemplo para una tarde.
Escribimos como organizadores: llevamos años haciendo partidos de bumper ball en Cracovia, también para empresas. Pero el plan sirve tanto si elegís bubble football como un taller o un crucero por el Vístula – y muestra cómo organizar un evento de empresa sin pánico la última semana.
Cómo organizar un evento de team building en 9 pasos
Paso 1. Define el objetivo
Que un equipo nuevo se conozca, celebrar un proyecto terminado, acercar departamentos que normalmente solo se intercambian correos – cada objetivo pide un formato distinto. Escribe el objetivo en una frase y enséñaselo a quien aprueba el presupuesto. Te ahorrará después debates del tipo «¿y si mejor hacemos karts?».
Ejemplos: un equipo nuevo necesita juegos para conocerse y una actividad común; tras un proyecto duro funciona mejor algo relajado; y para unir departamentos, equipos mixtos que junten a alguien de contabilidad con alguien de IT.
Paso 2. Fija un presupuesto por persona
Fija una cantidad por participante y repártela entre la actividad, la comida y bebida, el transporte y un 10 % de reserva. Como referencia, nuestro bubble football cuesta 17 € por persona sin pabellón, 22 € con pabellón y 28 € en el paquete VIP con animador, árbitro y fotos de recuerdo. Para 30 personas, un partido con pabellón sale por 30 × 22 € = 660 € – más la comida y el posible transporte. Acuerda desde el principio con contabilidad si el presupuesto es neto o bruto (sin o con IVA). Los cálculos para 20, 50 y 100 personas están en nuestro artículo sobre cuánto cuesta un evento de empresa en Cracovia.
Paso 3. Elige la fecha y la hora
Si la asistencia importa, piensa en el horario laboral – así nadie tiene que elegir entre el evento y sus planes personales. Revisa las vacaciones, el cierre trimestral y las fechas clave de los proyectos. En verano, evita el sol de mediodía; entonces es mejor un pabellón, igual que en invierno.
Paso 4. Haz una encuesta breve
Bastan de tres a cinco preguntas, por ejemplo:
- ¿Cuál de las fechas propuestas te viene bien?
- ¿Prefieres un programa activo, más tranquilo o mixto?
- ¿Tienes alguna necesidad alimentaria o alergia?
- ¿Preferirías una velada con o sin alcohol?
- ¿Qué te facilitaría participar?
Una encuesta anónima permite a la gente reconocer sinceramente que no soporta el karaoke. Deja unos días para responder y envía un recordatorio.
Paso 5. Adapta la actividad a tu gente, no a las modas
Lo que mejor funciona es combinar una parte activa con otra más tranquila, p. ej. un partido y una cena, o un taller y un concurso. Comprueba también cuántos pueden participar a la vez: en el bubble football hay 10–12 jugadores en el campo, así que los grupos grandes juegan un mini torneo. Para inspirarte, mira nuestras 20 ideas de team building en Cracovia.
Prevé papeles para quienes no pueden o no quieren jugar: animador, fotógrafo, anotador. Así nadie se queda en la banda con un café y cara de «yo solo miro». Mezcla también los equipos entre departamentos – si no, solo se acercarán los que ya se sientan mesa con mesa.
Paso 6. Planifica la logística
Lugar, desplazamientos, comida y un horario del día – estas cuatro cosas deberían caber en una sola hoja. Si elegís bubble football, jugamos en el pabellón Com Com Zone (ul. Ptaszyckiego 6, Nowa Huta) y en el de al. Jana Pawła II 37, o en el lugar que elijáis. La entrega de los balones es gratuita en un radio de 15 km del centro de Cracovia, y si no tenéis lugar, buscamos y reservamos un pabellón.
Para los invitados de fuera, también ayudamos con el resto del día: transporte desde el hotel y vuelta, una mesa en un restaurante o una velada en el barco de Boat Party. Los detalles de un partido de empresa están en nuestra página sobre bubble football para eventos de team building en Cracovia.
Nombra una única persona de contacto por vuestra parte y pide también una a cada proveedor. El día del evento te ahorrará una docena de llamadas del tipo «¿dónde está la entrada?».
Déjanos la parte activa de vuestro evento
Llevamos los balones, dirigimos un partido o un mini torneo y os ayudamos a encontrar un pabellón en Cracovia. Respondemos en 24 horas.
Preguntar por fechas¿Prefieres llamar? +48 509 196 229 – Sylwester. Respondemos en 24 horas.
Paso 7. Comunica con claridad y con tiempo
Envía la invitación 3–4 semanas antes: fecha, horario, lugar, cómo llegar, programa y dress code. Para un evento activo, di claramente qué ponerse – para el bubble football basta con pantalón corto o chándal, camiseta y zapatillas. Uno o dos días antes, envía un recordatorio con el horario y el número de la persona de contacto.
Paso 8. Cuida la seguridad
Pregunta a cada proveedor en qué consiste la charla de seguridad y quién supervisa la actividad. Con nosotros, antes del juego hay una explicación sobre cómo ponerse el balón de forma segura, y nuestro organizador supervisa el juego (en el paquete VIP, también un animador y un árbitro). Los balones son para personas a partir de unos 150 cm de altura, y el peso máximo por jugador es de 100 kg – compruébalo antes de enviar las invitaciones.
Programad la parte activa antes de cualquier alcohol, no después. Tened agua y un botiquín preparados, y nombrad a alguien que conozca la dirección exacta del lugar y pueda pedir ayuda si hace falta.
Paso 9. Cierra y recoge opiniones
En una semana, envía una encuesta breve con tres preguntas: una nota del 1 al 5, qué fue lo mejor y qué cambiar la próxima vez. Comparte las fotos – podéis añadir un reportaje fotográfico del partido (20–25 fotos más una foto de grupo) por 34 €. Anota lo aprendido en un único documento, y la próxima vez empezarás con un plan ya hecho.
Calendario: organizar un evento de team building semana a semana
| Cuándo | Qué hacer |
|---|---|
| 8 semanas antes | objetivo, presupuesto, fechas provisionales, aprobación de la dirección |
| 6 semanas antes | encuesta al equipo |
| 4–5 semanas antes | elegir la actividad, reservar el lugar y los proveedores |
| 3–4 semanas antes | invitación con el programa y el dress code |
| 1 semana antes | confirmar asistentes, dietas y transporte |
| 1–2 días antes | recordatorio y plan del día |
| 1 semana después | encuesta, fotos, agradecimientos, lecciones aprendidas |
Programa de ejemplo para una tarde con bubble football
- 15:30 – salida de la oficina
- 16:00–17:00 – una hora con los balones: explicación y unos 45 minutos de juego real (partido, Bubble Sumo, Last Man Standing)
- 17:15 – foto de grupo y cambio de ropa
- 18:00 – cena en un restaurante
Con más de 12 personas jugamos un mini torneo, y si queréis más tiempo de juego, la hora estándar se puede ampliar 30 minutos.
Los errores más comunes en el team building
- Alcohol en lugar de un programa. Sin una actividad común, todos se sientan en los mismos grupitos que en la oficina.
- Una actividad que no encaja con el número de asistentes. Si pueden jugar 10–12 personas a la vez y vienen 40, hace falta un torneo o una rotación entre zonas.
- Ningún plan B para el mal tiempo. Para una actividad sobre césped, decidid con tiempo adónde se traslada el juego si cae un chaparrón.
- Un programa sin pausas. La gente necesita tiempo para beber agua, charlar y cambiarse, así que dejad 15 minutos entre cada punto.
- Ningún balance. Sin una encuesta después del evento, la próxima vez empezaréis de cero.
Trámites: facturas con IVA e impuestos
Emitimos facturas con IVA a empresas e instituciones. Antes de hacer el pedido, confirma los datos de facturación y la partida presupuestaria con contabilidad.
La segunda cuestión es el impuesto sobre la renta de los empleados (PIT) según la normativa polaca. En su sentencia del 8 de julio de 2014 (asunto K 7/13), el Tribunal Constitucional polaco estableció que una prestación gratuita es renta del empleado si la aceptó voluntariamente, en su propio interés, y la prestación es medible y atribuible a una persona concreta. En un evento abierto a todo el equipo, la última condición normalmente no se cumple (análisis en Infor.pl, en polaco), pero dejad la valoración final a vuestros contables.
Reserva un partido para tu equipo
Dinos el número de asistentes y la fecha, y te propondremos un formato de juego, un pabellón y un plan hora a hora. Emitimos facturas con IVA.
Consultar disponibilidad¿Prefieres llamar? +48 509 196 229 – Sylwester. Respondemos en 24 horas.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación hay que empezar a organizar un evento de team building?
Para varias decenas de personas, lo ideal es 6–8 semanas antes de la fecha prevista. Un evento para un solo departamento con fecha flexible se puede preparar en 2–3 semanas.
¿Cómo conseguir que los empleados participen en el team building?
Pide su opinión antes de elegir la actividad y muestra un programa concreto, no un vago «va a ser divertido». También ayuda dejar claro que la parte activa es voluntaria.
¿Hay que estar en forma para jugar al bubble football?
No hace falta ser deportista. Un balón inflado pesa unos 10 kg y se pone como una mochila, y adaptamos los juegos al grupo.
¿Y si llueve el día del evento?
La solución más sencilla es una actividad bajo techo desde el principio. Si pensáis en bubble football sobre césped, acordad con nosotros de antemano una opción cubierta – trabajamos con espacios en toda Cracovia.
